E-Facturation obligatoire via PEPPOL en Belgique : que doivent faire les entreprises après la fin de la période de tolérance ?
Depuis le 1er janvier 2026, toutes les entreprises belges assujetties à la TVA doivent émettre et recevoir leurs factures B2B au format structuré via le réseau PEPPOL. Cette obligation est inscrite dans la modification légale publiée au Moniteur belge le 20 février 2024.
Les factures PDF envoyées par e‑mail ne sont plus considérées comme légales.
Une période de tolérance de janvier à mars 2026 avait été accordée. Les contrôles et sanctions s’appliquent sans tolérance dès avril 2026.
1. Deux obligations distinctes : logiciel + enregistrement PEPPOL
Beaucoup d’entreprises pensent qu’utiliser un logiciel compatible suffit. Officiellement, ce n’est pas le cas :
le SPF Finances rappelle que la facture structurée doit impérativement être transmise via le réseau PEPPOL. [efacture.belgium.be]
✔️ 1. Utiliser un logiciel compatible (envoi ET réception)
Les logiciels Sage suivants permettent l’émission et la réception de factures conformes :
- Logiciel Sage BOB Comptabilité et/ou Gestion commerciale (PEPPOL IN + OUT)
- Plateforme Sage Cloud Demat (PEPPOL IN) + Kyte (ventes – PEPPOL OUT)
- Logiciel onweb Sage Cloud Demat Invoicing (PEPPOL IN/OUT – en version autonome ou en line avec la plateforme Sage Cloud Demat de la fiduciaire).
NB : Tous prennent en charge le format structuré (UBL/XML conforme EN16931) requis pour la Belgique et l’UE.
✔️ 2. Être officiellement enregistré sur PEPPOL
Le PEPPOL ID de votre entreprise doit être actif pour pouvoir envoyer et recevoir légalement.
Cette obligation est rappelée par le SPW Finances, qui exige une connexion opérationnelle au réseau PEPPOL pour toute facturation B2B/B2G en 2026.
➡️ Les solutions Sage gèrent cet enregistrement via leurs Access Points (Flowin), mais votre configuration doit être finalisée (numéro de TVA validé, connexion activée).
2. Que faire si votre client n’est pas enregistré PEPPOL ?
Il s’agit d’un cas très fréquent durant cette transition de 2025 et début 2026.
La loi prévoit un mécanisme de secours si le client n’est pas prêt à recevoir une facture structurée, tout en maintenant l’obligation d’émission du fournisseur.
✔️ Procédure préconisée :
- Envoyer votre facture via PEPPOL, comme l’exige la loi.
- Si la réception échoue, vos logiciels Sage vous en informent.
- Conservez la preuve d’envoi PEPPOL (valable en cas de contrôle).
- Envoyez une copie PDF pour information uniquement (pas une facture légale).
- Informez votre client qu’il doit activer son point d’accès PEPPOL pour être en conformité.
3. Comment gérer les factures étrangères ?
Selon les sources officielles, l’obligation PEPPOL concerne uniquement les opérations B2B & B2G en Belgique.
✔️ Conséquences :
Recevoir une facture d’un fournisseur étranger → PEPPOL si le pays l’utilise, sinon PDF et traitement classique
Le SPW Finances distingue clairement les processus B2B domestiques des autres flux non couverts par l’obligation.
4. Dans quels cas l’obligation PEPPOL ne s’applique pas ?
L’obligation ne s’applique pas dans certains cas spécifiques. Nous vous invitons donc à toujours vérifier si vous êtes concernés où non auprès du SPF Finances et/ou auprès de votre fiduciaire.
Voici quelques exemples :
❌ B2C : factures vers des particuliers
❌ Entreprises désignées à l’article 44 du Code TVA
❌ Transactions transfrontalières
➡️ Tips pratiques : Ce lien vous permet aussi d’avoir une indication quant au fait d’être concerné ou non, faites le test…
5. Sanctions en cas de non respect
Les amendes officielles sont les suivantes :
- 1ère infraction : 1.500 €
- 2e infraction : 3.000 €
- 3e et suivantes : 5.000 €
Ces sanctions concernent notamment :
- l’envoi de PDF non conformes,
- l’absence de mise en conformité,
- l’incapacité à prouver les démarches entreprises.
Le SPF Finances confirme que seule la facture structurée envoyée via PEPPOL est considérée comme conforme.
6. Comment garantir le paiement de vos clients ?
PEPPOL facilite l’échange, mais ne garantit pas le paiement. Voici les bonnes pratiques dans les écosystèmes Sage :
✔️ Suivi des statuts des factures envoyées via votre logiciel Sage.
Visualisation des statuts d’envoi et réception.
✔️ Ajout d’un QR Code EPC
Facilite les paiements immédiats (fonction disponible dans Sage BOB Gestion commerciale).
✔️ Rappels automatisés
✔️ Preuve d’envoi PEPPOL
Légalement, vous êtes en ordre dès que la facture a été envoyée via PEPPOL, même si le client tarde à payer.
