Comment réussir la digitalisation de son activité ?
Sage BOB ou Sage Cloud Demat : vers quoi dois-je m'orienter et quelles sont les grandes différences?
Une foule d’outils existent et il est parfois difficile de s’y retrouver. Nous allons donc mettre en lumière les grandes différences entre le BOB DEMAT (module du logiciel Sage BOB 50) et la plateforme collaborative Sage Cloud Demat.
À l’heure actuelle, qui n’utilise pas de smartphone pour le boulot ou en privé ? Qui est encore à 100% en version papier pour toute son activité professionnelle ?
Le digital est partout : dans votre poche, dans votre portefeuille, dans votre maison, dans votre voiture/les transports… Au boulot, ou encore dans l’administration et les soins de santé. Même dans les maisons de repos, le digital est nécessaire pour connecter les personnes entre-elles et éviter l’isolement.
Que vous soyez faiblement/peu/fortement digitalisé dans vos activités professionnelles, le digital est là ! Parfois malgré vous…
Certains en ont parfois peur. D’autres sont simplement avers au changement et ne souhaitent pas sortir de leur zone de confort. Ces personnes se rendent vite comptent que le digital les aide souvent à aller plus vite, à gagner du temps et à être plus efficaces.
Quoi qu’il arrive, on ne peut pas arrêter ce qui est déjà en marche !
Quelle stratégie de digitalisation va-t-on mettre en place ?
EN INTERNE : digitalisation des outils en interne.
Mes clients ne sont pas impactés.
Comme fiduciaire, je souhaite garder la main et ne pas impacter mes clients (ex: financièrement, au niveau des tâches & de la charge de travail, etc.). Je veux garder la dématérialisation des documents en interne. Le client me transmet ses documents comme d’habitude et je les digitalise pour qu’ils soient reconnus par un logiciel OCR. Cela me permet de gagner du temps d’encodage et de conserver une trace du document lié à l’écriture comptable.
L’ objectif est donc de faciliter la gestion des dossiers de la fiduciaire.
Le client ne doit pas nécessairement en avoir connaissance, c’est un outil de la fiduciaire. C’est donc une solution intermédiaire avant de digitalisation la collaboration client-fiduciaire.
Ma stratégie : Digitaliser la fiduciaire en interne dans une moindre mesure. Je ne souhaite pas vraiment changer les habitudes de mes clients. C’est donc la fiduciaire qui évolue dans l’ombre.
GLOBAL : digitalisation des outils en vue d'une meilleure collaboration avec mes clients.
Le client peut en profiter, ou non.(au choix)
Pourquoi perdre du temps avec des encodages qui pourraient être digitalisés, voire automatisés ? Alors qu’on devrait plutôt valoriser ce temps en mettant à profit l’expertise de la fiduciaire : via des conseils et services destinés aux entreprises.
Le client est mis au centre de votre stratégie… Car au final c’est lui qui fait vivre la fiduciaire. On fait d’une pierre deux coups : en optimisant la gestion de la fiduciaire en interne et en satisfaisant les clients avec des outils & services de qualité. Cela lui permet d’avoir une vue adaptée sur ses activités et de prendre des décisions en temps voulu.
L’objectif est d’évoluer et d’être tourné vers l’avenir avec des outils adaptés pour vous et vos clients.
Ma stratégie : Digitaliser la fiduciaire aux yeux de tous, tout en décidant d’y faire participer mes clients ou non : au choix.
Valeur ajoutée pour la fiduciaire qui évolue et entretient une image positive auprès de ses client. Nombreux avantages pour le client qui se voit offrir des services complémentaires par sa fiduciaire.
Choix de l'outil : BOB Demat OU Sage Cloud Demat
Infrastructure nécessaire & infos tarifaires
- Utilisation suivant l'infrastructure IT qui héberge Sage BOB 50 (local, serveur, cloud)
- Lié uniquement à la licence BOB 50 - souscription d'un module complémentaire
- Coûts par utilisateur & par machine nommés (pas de notion de dossiers dans le cas présent)
- Abonnement annuel
OCR - Reconnaissance de documents
- L' utilisateur BOB injecte les documents & encode
- Canal unique : injecter le fichier en le scannant ou en envoyant le pdf
- OCR basé sur une technologie plus ancienne - reconnaissance des documents & pré-encodage
- Sélection zone de reconnaissance manuelle sur le document (en cas d'erreur ou de non-reconnaissance)
- Améliorations de la reconnaissance de documents : reste privé (seul l'utilisateur BOB Demat concerné en profite)
- Format unique de documents
- Achat/Vente uniquement
- PDF lié à l'écriture comptable
- Moteur de recherche par mots-clés simple
Participation du client
- Seul la fiduciaire (user BOB Demat) peut encoder le document. Pas de participation du client, sauf si il fait lui-même sa comptabilité et qu'il souscrit aussi à un BOB Demat
Infrastructure nécessaire & infos tarifaires
- Logiciel en ligne - accessible via une page web et/ou une application mobile
- Synchronisation avec la comptabilité de plusieurs logiciels comptables (Sage BOB 50, Winbooks, ExpertM, etc.)
- Utilisateurs illimités + Minimum de 15 dossiers (tarification dégressive selon le nombre de dossiers connectés)
- Frais d'utilisation mensuels par dossiers activés + Frais d'activation uniques
OCR - Reconnaissance de documents
- Le client et/ou la fiduciaire injecte les documents
- Multi-canaux : e-mail dédié, scanner, photos via smartphone etc.
- OCR basé sur les nouvelles technologies - reconnaissance accrue des documents & pré-encodage
- Optimisation collective des utilisateurs : logiciel en ligne, l'ensemble des utilisateurs de SCD contribuent améliorer la reconnaissance de l'outil & améliorer le logiciel
- Multi-formats de documents
- Tri Achats/Vente/Divers
- Documents illimités & archivage
- PDF lié à l'écriture comptable
- Moteur de recherche par mots-clés optimisé, intuitif et simplifié
Participation du client
- Au choix - client ou fiduciaire - utilisateurs illimités : la fiduciaire encode elle-même les documents OU fait participer le client en lui demandant de les envoyer sur la plateforme
Bonus
- Dashboards & chiffres clés
- Messagerie
- Vue sur les paiements clients & fournisseurs
- Analytique
- Vue facilitée pour l'approbation
- Archivage professionnel (doc. illimités)
- Lien avec plusieurs types de logiciels
- Marketplace - API
- ...
Nos conseils d'expert en outils de digitalisation
SAGE CLOUD DEMAT - la solution d'avenir qu'on vous conseille les yeux fermés et nos clients en sont ravis !
Vous cherchez une solution de digitalisation à long terme et efficace : Sage Cloud Demat est l’outil qu’il vous faut !
C’est la solution que nous vous conseillons d’emblée. Après l’avoir mis en place chez plusieurs de nos clients fiduciaires, ils sont nombreux à en être ravis. Et la clientèle est au rendez-vous !
Beaucoup d’entreprises attendent ce type de service de la part de leur comptable : c’est donc un grand atout pour la fiduciaire.
Les possibilités sont nombreuses et les évolutions sont constantes. Sa possibilité de synchronisation avec de nombreux logiciels (comptabilité, gestion, analyse financière, facturation en ligne, etc.) ouvre la porte à un véritable écosystème, qui est lié à Sage Cloud Demat et à votre comptabilité. Vous avez donc tout le nécessaire pour gérer votre fiduciaire et l’activité de vos clients en toute facilité !
Sage Cloud Demat fait aussi tout ce que fait BOB Demat et bien plus encore : mais en mieux !
Plateforme collaborative d’échange et de collaboration avec les clients de la fiduciaire, cet outil contribue à l’image de la fiduciaire, à son intégrité et à son adaptation dans un monde professionnel qui évolue constamment.
La fiduciaire offre ainsi une plus-value à son client en lui donnant accès à un outil en ligne. Votre client ne doit donc pas prévoir de coûts d’infrastructure lourds, vous mettez ce service à sa disposition, par exemple. En bonus, il bénéficie de données complémentaires l’aidant à mieux prendre ses décisions.
Sans compter qu’il bénéficie davantage de votre expertise et de vos précieux conseils pour être rentable et performant au jour le jour.
Moins de temps consacré à l’encodage pur et simple = plus de conseils et d’expertise !
Un avantage non négligeable pour votre client, mais aussi pour la fiduciaire qui peut désormais se consacrer à des tâches plus gratifiantes & plus axées autour du conseil. Cela lui permet aussi d’accroître son nombre de dossiers, sans devoir pénaliser les collaborateurs et les clients existants.
TOUT LE MONDE EST GAGNANT !
BOB DEMAT - Une demi-solution, l'intermédiaire à court terme mais qui n'est pas basé sur la durée.
BOB Demat reste limité et ne rentre pas dans une cadre d’une fiduciaire digitalisée au sens large.
Même si ce n’est pas l’outil idéal dans le cadre d’une digitalisation… BOB Demat fait le job au niveau de la reconnaissance des documents (facture d’achats principalement) et convient tout à fait si vous souhaitez une solution rapide et pas cher.
La fiduciaire a alors conscience que ce n’est pas comparable à une plateforme collaborative et que les possibilités sont réduites. On ne peut donc pas attendre des capacités & résultats optimaux, comme avec Sage Cloud Demat par exemple.
