Grâce aux avancées technologiques des dernières années nous assistons à un boom des nouvelles solutions de dématérialisation du métier comptable : solutions d’archivage, scan des données, cryptage de données,…

Mais quels en sont les avantages ? Pourquoi opter pour ces solutions ?

La dématérialisation : Oui, mais…

Il est vrai que les logiciels digitaux demandent un temps d’adaptation. Les fiduciaires, qui ont leurs habitudes avec un processus rodé doivent dès lors apprendre à aborder ces nouveautés.

De plus, certaines personnes sont également peureuses quant au passage digital à cause des risques d’attaques ou de pannes informatiques.

Cependant, la digitalisation permet une série d’avantages qui solutionnent les problèmes causés par les versions papiers et que nous abordons ci-dessous.

Les 4 avantages de la dématérialisation

1. Sécurité

Tout d’abord la dématérialisation assure une certaine sécurité. Tous vos documents sont stockés dans un système sécurisé. En effet, la sauvegarde numérique ne se détériore pas comme les documents papiers. Les versions digitales des fichiers permettent ainsi d’éviter la détérioration de données avec le temps. Le numérique permet également de se protéger des risques de perte de données en cas de mauvais classement, de vol ou même d’incendie par exemple.

2. Gain d’espace

Par ailleurs, le stockage de données en numérique génère un gain d’espace considérable pour les fiduciaires qui ne doivent plus forcément garder une masse de papiers importante de chaque client.

3. Recherche optimisée

Grâce à la mise en place de logiciels comptables comme BOB50 ou Winbooks, la recherche de documents est également simplifiée. Vous désirez retrouver une facture d’un client ? Il vous suffit simplement d’effectuer une recherche par mot ou par filtre dans votre dossier client. Fini donc les longues minutes à passer en revue un classeur entier pour retrouver un feuille.

4. Image de modernité

Enfin, il est important pour la valeur de votre entreprise d’être dans l’ère du temps. En effet, en cas de revente d’entreprise, ce critère immatériel pourra jouer et peser de manière positive en votre faveur. Rappelez-vous du géant Nokia. Dans les années 2000, le modèle 3310 était le leader sur le marché des téléphones mobiles. Cependant, l’entreprise a raté le coche des smartphones en 2007 impliquant dès lors une baisse du chiffre d’affaire et de la valeur de l’entreprise. Cet exemple illustre de manière très simple comment, en ratant une transformation du marché, une entreprise peut perdre en part de marché et en valeur.

Trouvez votre équilibre

En conclusion, le digital semble une solution d’archivage optimale pour de nombreuses raisons. Nous conseillons donc aux fiduciaires voulant passer au digital de procéder par une phase de transition en combinant ainsi l’électronique et le papier afin de se prémunir des risques liés à la dématérialisation que nous avons abordés.

Envie de sauter le pas ?

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