Verplichte e‑facturatie via PEPPOL in België: wat moeten bedrijven doen na het einde van de tolerantieperiode?
Sinds 1 januari 2026 moeten alle Belgische btw‑plichtige ondernemingen hun B2B‑facturen versturen en ontvangen in een gestructureerd formaat via het PEPPOL‑netwerk.
Deze verplichting is vastgelegd in de wettelijke wijziging die op 20 februari 2024 in het Belgisch Staatsblad werd gepubliceerd.
PDF‑facturen die per e‑mail worden verzonden, worden niet langer als rechtsgeldig beschouwd.
Er werd een tolerantieperiode van januari tot en met maart 2026 toegekend.
Vanaf april 2026 worden controles en sancties zonder enige tolerantie toegepast.
1. Twee afzonderlijke verplichtingen: software + PEPPOL‑registratie
Veel bedrijven denken dat het voldoende is om een compatibele software te gebruiken.
Officieel is dat niet het geval:
de FOD Financiën herinnert eraan dat de gestructureerde factuur verplicht via het PEPPOL‑netwerk moet worden verzonden.
✔️ 1. Een compatibele software gebruiken (verzending ÉN ontvangst)
De volgende Sage‑softwarepakketten maken het mogelijk om conforme facturen te versturen en te ontvangen :
- Sage BOB Boekhouding en/of Commercieel Beheer (PEPPOL IN + OUT)
- Sage Cloud Demat (PEPPOL IN) + Kyte (verkopen – PEPPOL OUT)
- Sage Cloud Demat Invoicing (PEPPOL IN/OUT – in autonome versie of gekoppeld aan het platform Sage Cloud Demat van de fiduciaire).en version autonome ou en line avec la plateforme Sage Cloud Demat de la fiduciaire).
N.B.: Alle oplossingen ondersteunen het gestructureerde formaat (UBL/XML BIS conform) dat vereist is voor België en de EU.
✔️ 2. Officieel geregistreerd zijn op PEPPOL
DDe PEPPOL‑ID van uw onderneming moet actief zijn om facturen legaal te kunnen verzenden en ontvangen. (FOD Financiën)
➡️ De Sage‑oplossingen beheren deze registratie via hun Access Points (Flowin), maar uw configuratie moet volledig afgerond zijn (btw‑nummer gevalideerd, verbinding geactiveerd).
2. Wat moet u doen als uw klant niet op PEPPOL is geregistreerd?
Dit is een zeer vaak voorkomend geval tijdens deze overgangsperiode van 2025 en begin 2026.
De wet voorziet in een noodmechanisme wanneer de klant nog niet klaar is om een gestructureerde factuur te ontvangen, terwijl de verplichting tot uitreiking bij de leverancier volledig behouden blijft.
✔️ Aanbevolen procedure :
- Uw factuur via PEPPOL versturen, zoals de wet het voorschrijft.
- Als de ontvangst mislukt, brengen uw Sage‑softwarepakketten u daarvan op de hoogte.
- Bewaar het PEPPOL‑verzendbewijs (geldig in geval van controle).
- Stuur een PDF‑kopie ter informatie (geen wettelijk geldige factuur).
- Breng uw klant op de hoogte dat hij zijn PEPPOL‑access point moet activeren om in orde te zijn.
3. Hoe buitenlandse facturen beheren?
Volgens de officiële bronnen geldt de PEPPOL‑verplichting uitsluitend voor B2B‑ en B2G‑transacties in België.
✔️ Gevolgen :
Een factuur ontvangen van een buitenlandse leverancier → via PEPPOL als het land dit gebruikt, anders als PDF met klassieke verwerking
De FOD Financiën maakt een duidelijk onderscheid tussen binnenlandse B2B‑processen en andere stromen die niet onder de verplichting vallen.
4. In welke gevallen is de PEPPOL‑verplichting niet van toepassing?
De verplichting is niet van toepassing in enkele specifieke gevallen.
Wij raden u daarom aan altijd te verifiëren of u al dan niet betrokken bent, zowel bij de FOD Financiën als bij uw fiduciair kantoor.
Hier zijn enkele voorbeelden :
❌ B2C: facturen aan particulieren
❌ Ondernemingen die onder artikel 44 van het Btw‑wetboek vallen
❌ Grensoverschrijdende transacties
➡️ Praktische tips :
Deze link geeft u ook een indicatie of u al dan niet onder de verplichting valt — doe de test…
5. Sancties bij niet‑naleving
De officiële boetes zijn als volgt :
- 1ste overtreding : € 1.500
- 2de overtreding : € 3.000
- 3de en volgende overtredingen : € 5.000
Deze sancties hebben met name betrekking op :
- het versturen van niet‑conforme PDF’s,
- het ontbreken van naleving,
- het onvermogen om de ondernomen stappen aan te tonen.
De FOD Financiën bevestigt dat alleen de gestructureerde factuur die via PEPPOL wordt verzonden als conform wordt beschouwd.
6. Hoe kunt u de betaling van uw klanten garanderen?
PEPPOL vergemakkelijkt de uitwisseling van facturen, maar garandeert geen betaling.
Hier zijn de beste praktijken binnen de Sage‑ecosystemen :
✔️ Opvolging van de status van de via uw Sage‑software verzonden facturen.
Visualisatie van de verzend‑ en ontvangststatus.
Toevoeging van een QR‑code
Vereenvoudigt onmiddellijke betalingen (functie beschikbaar in Sage BOB Commercieel Beheer).
✔️ Geautomatiseerde herinneringen
✔️ PEPPOL-verzendbewijs
Wettelijk bent u in orde zodra de factuur via PEPPOL is verzonden, zelfs als de klant traag betaalt.
